Na OSL do Consorcio das universidades galegas (CIXUG) estamos a utilizar ownCloud para a xestión dos ficheiros compartidos.

Motivos para escoller ownCloud

A situación inicial carecía dunha estratexia clara en canto a como compartir os documentos creados por cada un dos membros da OSL co resto do equipo. Había ficheiros compartidos a través de cartafoles compartidos en Dropbox, outros en Drive de Google, e moitos outros que nin tan sequera estaban compartidos, e había que atopalos nalgún dos correos enviados ou recibidos.

Debido a que os membros da Oficina teñen diferentes ubicacións físicas de traballo (A Coruña, Santiago e Vigo) era imprescindible contar cunha solución que facilitara a tarefa de compartir os documentos, así como atopalos rápidamente, ou tamén chegar a compartilos con persoal externo á propia Oficina. Outro dos requisitos que debía cumprir a ferramenta buscada era que fose un proxecto libre, e que permitira a sincronización de cartafoles locais, facilitando a tarefa de ter actualizados os ficheiros no servidor central.

Decidimos facer uso de ownCloud por ser o proxecto que nos daba resposta ás nosas necesidades, e por atoparse nun estado maduro e con capacidade de ser instalado e configurado con certa facilidade. A diferenza doutros proxectos libres, ownCloud conta cunha interface de usuario similar a calquera produto comercial. Para axudar aínda máis na toma da decisión contamos coa valoración positiva de Openinnova, que xa o están a ofertar aos seus clientes con moi bos resultados.

Beneficios

Ademáis das características básicas para a xestión de ficheiros de xeito compartido, ownCloud ofrece outros beneficios para o traballo levado a cabo na Oficina:

• Control de cambios: Cando traballamos nun ficheiro de xeito continuado, cada vez que se sincroniza co servidor almacena unha copia que posteriormente pode ser consultada. Este aspecto é moi interesante para os técnicos da Oficina que traballan con ficheiros de configuración, ou con ficheiros de localización ao galego.

• Visor de documentos: ownCloud incorpora a posibiidade de ver o contido dos ficheiros en formato OpenDocument, evitando ter que descargar o ficheiro para pode ver o que hai dentro do mesmo.

• Cartafoles públicos: Compartir cartafoles con outros usuarios, ou con entidades externas. Ademáis de poder compartir cartafoles co resto de usuarios da Oficina, é posible facer uso do módulo “public” para compartir a través dunha ligazón cartafoles con usuarios que non están dados de alta no servidor ownCloud.

• Clientes: ownCloud conta con diferentes clientes para poder sincronizar o contido dos cartafoles do usuario. Pode ser instalado en sistemas Linux, Mac ou Windows. Por suposto, tamén podemos utilizalo nun terminal móbil, a través da AppStore de Apple, ou GooglePlay para Android.

• Calendario: Posibilidade de ter sincronizado o calendario do usuario a través do complemento Lightning de Thunderbird.

Cambios na forma de traballo

Por suposto, tamén houbo algunha que outra dificultade nos primeiros pasos da posta en marcha. Por exemplo, dende o punto de vista do usuario acostumado ao funcionamento doutros produtos, como Dropbox, a configuración da sincronización de cartafoles por parte do cliente é diferente, e pode levar a erros na configuración. Cando se instala un cliente, crease un cartafol no servidor chamado Clientsync que está sincronizada co cartafol local que se indique no proceso de instalación. A maiores, podemos sinronizar outros cartafoles locais cos seus respectivos cartafoles no servidor remoto. Para poder compartir algún destes cartafoles con outros usuarios, ben sexan internos ou externos, é necesario acceder á interfaz web e utilizar a opción de Compatir dispoñible para o cartafol.

Uso dos cartafoles

• Shared – Almacena os ficheiros compartidos polo resto de usuarios co usuario actual. Non hai permisos de escritura.
• ClienSync – Cartafol creado por defecto cando instalamos un cliente. É posible sincronizar tantos cartafoles como se queira, tan só hai que indicarlle ao cliente a localización do cartafol local e do remoto.

Na Oficina de software libre traballamos con outras entidades de xeito colaborativo, polo tanto é necesario compartir documentos. Agora mesmo isto faise compartindo un cartafol coa entidade externa en cuestión, de tal xeito que poden acceder en modo lectura ou escritura aos cartafoles para ver ou editar os documentos de traballo. Deste xeito evitamos a tediosa xestión de documentos actualizados constantemente a través do correo electrónico, facendo moito máis transparente e doado de xestionar o traballo con este tipo de documentos. Non só se comparten documentos de texto, ou follas de cálculo, senón que tamén se comparten imaxes en formato SVG, ficheiros PHP coa tradución de diferentes aplicativos, etc.

En próximos artigos publicaremos o proceso de instalación de ownCloud, configuración de engadidos, e acceso aos ficheiros remotos a través de Nautilus.